Raumreservierungs-Bildschirm, angebunden an Microsoft 365 oder Google Workspace

Vor einer geschlossenen Tür stellt sich immer dieselbe Frage: Ist der Raum frei, und bis wann? Um das herauszufinden, muss man seinen eigenen Kalender öffnen, die richtige Ressource finden und hoffen, dass die Buchung an der richtigen Stelle eingetragen wurde. Meistens geht man einfach hinein und schaut nach.

Das Raumkalender-Widget erspart diesen Schritt, indem es die Belegung genau dort anzeigt, wo die Frage entsteht. Es führt keinen eigenen Zeitplan: Es liest den Kalender des Raums aus und zeigt, was es dort findet. Ein in Outlook oder Google Kalender erstellter Termin erscheint auf dem Bildschirm des Raums, ein abgesagter Termin verschwindet von dort, ohne dass irgendwo Informationen doppelt erfasst werden müssten.

Genau dieser Punkt entscheidet über den Erfolg der Einführung. Jedes Buchungssystem, das eine zweite Eingabe verlangt, weicht mit der Zeit vom tatsächlichen Kalender ab, und ein Bildschirm, der dem Kalender widerspricht, ist schlimmer als gar kein Bildschirm: Die Leute glauben ihm binnen weniger Wochen nicht mehr, und das Gerät wird zum bloßen Mobiliar.

Der Raum wird an den Kalender angebunden, den Sie bereits nutzen, ohne das Werkzeug zu wechseln.

• Microsoft 365, über Microsoft Graph: Auslesen der Raumkalender und Reservierung vom Bildschirm aus.
• Google Workspace, über Google Kalender: dieselben Möglichkeiten, dazu die automatische Erkennung der Räume — die in der Admin-Konsole hinterlegten Ressourcen werden zur Auswahl angeboten, ohne dass jede Adresse einzeln eingetragen werden muss.
• Ein iCal-Feed, für Organisationen, die keines von beiden nutzen. Dieser ist reine Anzeige: Der Bildschirm zeigt die Belegung, es kann aber nicht vom Raum aus gebucht werden.

Ob bei Microsoft oder bei Google, der Zugriff beruht auf einer einmalig serverseitig erteilten Anwendungsberechtigung: Der Server fragt den Kalender ab, nicht das an der Wand hängende Gerät. Es gibt somit kein Benutzerkonto, das Gerät für Gerät verbunden werden müsste, keine Sitzung, die auf einem drei Meter hoch montierten Tablet neu geöffnet werden müsste, kein Passwort, das sich zwölf Bildschirme teilen, und kein persönliches Postfach, das zum Schwachpunkt wird, sobald sein Inhaber das Unternehmen verlässt.

Bei als reservierbar markierten Räumen zeigt der Bildschirm nicht nur an: Er erlaubt es, den aktuellen oder den kommenden Zeitraum zu buchen und eine Buchung zu stornieren. Der Termin wird direkt im Kalender des Raums angelegt und ist damit sofort für alle sichtbar, ob in Outlook oder Google Kalender. Das ist der Anwendungsfall, der im Alltag am meisten Zeit spart — einen freien Raum belegen, ohne an den eigenen Arbeitsplatz zurückzukehren.

Die Einrichtung erfolgt anschließend raumweise: Jedes Gerät wird mit der Ressource verknüpft, die es anzeigt, und Sie legen fest, ob sie reservierbar ist oder nur zur Anzeige dient. Das ist etwas Arbeit bei der Installation, die aber nicht wiederholt werden muss.

Ein Raum benötigt keinen vollwertigen Digital-Signage-Bildschirm: Die Information passt auf ein kleines Display, und das Gerät zeigt weder Video noch Werbekampagnen. Deshalb fällt ein Raumbildschirm oder -tablet unter die Lite-Lizenz, die günstiger ist als die Premium-Lizenz eines vollwertigen Anzeigebildschirms. Bei zwanzig Räumen zeigt sich der Unterschied direkt auf der Jahresrechnung.

Bei bestimmten Philips- und iiyama-Bildschirmen ergänzt eine Statusleuchte die Anzeige: grün, wenn der Raum frei ist, rot, wenn er belegt ist. Das ist kein rein dekoratives Detail. In einem Flur ist eine Farbe aus fünfzehn Metern Entfernung erkennbar, während man sich näher heranbegeben muss, um eine Uhrzeit zu entziffern. Wer einen freien Raum sucht, überblickt die Etage mit einem Blick, statt von Tür zu Tür zu gehen.

Der Rest folgt den allgemeinen Regeln der Plattform. Die Inhalte liegen lokal im Cache, sodass ein Gerät weiterhin anzeigt, was es bereits kennt, wenn das Netzwerk ausfällt, und sich bei Rückkehr der Verbindung neu synchronisiert. Die Fernüberwachung zeigt, welche Geräte online sind und was sie tatsächlich anzeigen, sodass man nicht erst drei Wochen später entdeckt, dass ein Tablet während Renovierungsarbeiten abgesteckt wurde. Die Daten werden in der Europäischen Union gehostet. Ab 50 Geräten desselben Typs wird ein Rabatt verhandelbar, und das Abonnement bleibt ohne Vertragsbindung.