Sinalização digital em empresa: hall de entrada e open-space
Agenda de salas, notícias internas, indicadores de equipa, meteorologia. O suficiente para substituir o protetor de ecrã do Windows no hall por uma comunicação interna que é efetivamente lida.
O hall: o visitante e o colaborador
O ecrã de receção dirige-se a dois públicos que não esperam o mesmo. O visitante quer ser esperado e orientado: uma mensagem de boas-vindas nominal ao grupo recebido, a direção das salas, o procedimento de acesso. Já o colaborador passa duas vezes por dia: não vai reler o mesmo slide durante três semanas.
Daí uma regra válida para toda a comunicação interna: a frequência de renovação conta mais do que a qualidade gráfica. Um ecrã parado torna-se invisível numa semana, seja qual for o cuidado posto na sua criação.
As salas de reunião, o caso de uso que se impõe por si mesmo
É aquele que os colaboradores pedem, porque resolve um incómodo diário: saber se uma sala está livre sem abrir a agenda, e evitar reuniões que começam atrasadas porque a sala anterior se prolonga.
O widget de calendário de sala mostra a ocupação a partir do Microsoft 365, em leitura direta da agenda da sala. Um tablet por sala enquadra-se na licença Lite, a 5 €+IVA por aparelho e por mês. Para os estabelecimentos equipados com ecrãs Philips ou iiyama compatíveis, o indicador luminoso de estado permite ver ao longe se uma sala está ocupada.
O que é realmente lido
Os conteúdos que resultam internamente são os que falam de pessoas e de coisas concretas: entradas e saídas, indicadores de equipa atualizados automaticamente, segurança e incidentes, próximos eventos, ementa da cantina. Os conteúdos institucionais descendentes — plano estratégico, valores — são os menos vistos, e não ganham nada por ocuparem o ecrã permanentemente.
Por fim, o alerta de emergência justifica por si só o equipamento em certos locais: uma mensagem pode tomar conta de todos os ecrãs numa só operação, o que nenhum canal de e-mail permite com a mesma imediatez.
Um ponto de organização determina o sucesso mais do que a escolha do material: quem alimenta o ecrã. Uma sinalização confiada a uma única pessoa apaga-se assim que ela muda de função. O modelo que se mantém no tempo distribui os direitos — a comunicação interna mantém a linha editorial, a receção gere as mensagens do dia, os departamentos publicam nos seus próprios ecrãs — com um ritmo de renovação decidido com antecedência em vez de depender das disponibilidades.
Questions fréquentes
A agenda das salas sincroniza-se com o Microsoft 365?
Sim: o widget de calendário de sala lê a agenda da sala no Microsoft 365 e mostra a sua ocupação real, sem duplicação de dados.
É preciso um ecrã por sala de reunião?
Um tablet chega em frente a uma sala, e enquadra-se na licença Lite a 5 €+IVA por aparelho e por mês, contra 9 €+IVA para um ecrã de sinalização completo. Em certos ecrãs Philips e iiyama, um indicador luminoso assinala a ocupação visível ao longe.
É possível transmitir um alerta em todos os ecrãs de uma vez?
Sim, é a função de alerta de emergência: a mensagem toma conta de todo o parque, independentemente do conteúdo em transmissão, e retira-se da mesma forma.
É preciso passar pelo departamento de TI para mudar um conteúdo?
Não: a plataforma utiliza-se a partir de um navegador e os direitos distribuem-se por vários utilizadores, o que permite à comunicação interna ou à receção gerir a sinalização sem intervenção técnica. Três ecrãs são gratuitos com a oferta Free, com as funções da oferta Premium — surge um selo « Powered by Smart-Signage » ao fim de 30 dias. Além disso, conte com 9 €+IVA por ecrã e por mês, ou 99 €+IVA por ano, sem fidelização. Os tablets de sala, os controlos remotos e as etiquetas e-paper enquadram-se na licença Lite, a 5 €+IVA por aparelho e por mês. A partir de 50 aparelhos do mesmo tipo, um desconto passa a ser negociável.