Affichage dynamique en entreprise : hall d'accueil et open-space
Agenda des salles, actualités internes, indicateurs d'équipe, météo. De quoi remplacer l'écran de veille Windows du hall par une communication interne qui est réellement lue.
Le hall : le visiteur et le collaborateur
L'écran d'accueil s'adresse à deux publics qui n'attendent pas la même chose. Le visiteur veut être attendu et orienté : un message de bienvenue nominatif au groupe reçu, la direction des salles, la procédure d'accès. Le collaborateur, lui, passe devant deux fois par jour : il ne relira pas la même diapositive pendant trois semaines.
D'où une règle qui vaut pour toute la communication interne : la fréquence de renouvellement compte davantage que la qualité graphique. Un écran figé devient invisible en une semaine, quel que soit son soin de fabrication.
Les salles de réunion, le cas d'usage qui s'impose de lui-même
C'est celui que les collaborateurs réclament, parce qu'il règle un irritant quotidien : savoir si une salle est libre sans ouvrir son agenda, et éviter les réunions qui commencent en retard parce que la salle précédente déborde.
Le widget de calendrier de salle affiche l'occupation depuis Microsoft 365, en lecture directe de l'agenda de la salle. Une tablette par salle relève de la licence Lite, à 5 €HT par appareil et par mois. Pour les établissements équipés d'écrans Philips ou iiyama compatibles, l'indicateur lumineux de statut permet de voir de loin si une salle est occupée.
Ce qui est réellement lu
Les contenus qui fonctionnent en interne sont ceux qui parlent des gens et du concret : arrivées et départs, indicateurs d'équipe mis à jour automatiquement, sécurité et incidents, événements à venir, menu du restaurant d'entreprise. Les contenus institutionnels descendants — plan stratégique, valeurs — sont les moins regardés, et ils ne gagnent rien à occuper l'écran en permanence.
Enfin, l'alerte d'urgence justifie à elle seule l'équipement dans certains sites : un message peut prendre la main sur tous les écrans en une opération, ce qu'aucun canal e-mail ne permet avec la même immédiateté.
Un point d'organisation détermine la réussite plus que le choix du matériel : qui alimente l'écran. Un affichage confié à une seule personne s'éteint dès qu'elle change de poste. Le modèle qui tient dans la durée répartit les droits — la communication interne tient la ligne éditoriale, l'accueil gère les messages du jour, les services publient sur leurs propres écrans — avec un rythme de renouvellement décidé à l'avance plutôt qu'au gré des disponibilités.
Questions fréquentes
L'agenda des salles se synchronise-t-il avec Microsoft 365 ?
Oui : le widget de calendrier de salle lit l'agenda de la salle dans Microsoft 365 et affiche son occupation réelle, sans double saisie.
Faut-il un écran par salle de réunion ?
Une tablette suffit devant une salle, et elle relève de la licence Lite à 5 €HT par appareil et par mois, contre 9 €HT pour un écran d'affichage plein. Sur certains écrans Philips et iiyama, un indicateur lumineux signale l'occupation visible de loin.
Peut-on diffuser une alerte sur tous les écrans d'un coup ?
Oui, c'est la fonction d'alerte d'urgence : le message prend la main sur l'ensemble du parc, quel que soit le contenu en cours de diffusion, et se retire de la même façon.
Faut-il passer par la DSI pour changer un contenu ?
Non : la plateforme s'utilise depuis un navigateur et les droits se répartissent entre plusieurs utilisateurs, ce qui permet à la communication interne ou à l'accueil de gérer l'affichage sans intervention technique. Trois écrans sont gratuits avec l'offre Free, avec les fonctions de l'offre Premium — un badge « Powered by Smart-Signage » apparaît après 30 jours. Au-delà, comptez 9 €HT par écran et par mois, ou 99 €HT à l'année, sans engagement. Les tablettes de salle, télécommandes et étiquettes e-paper relèvent de la licence Lite à 5 €HT par appareil et par mois. À partir de 50 appareils d'un même type, une remise devient négociable.