Écran de réservation de salle, connecté à Microsoft 365 ou Google Workspace

Devant une porte fermée, la question est toujours la même : la salle est-elle libre, et jusqu'à quand ? Y répondre demande d'ouvrir son agenda, de retrouver la bonne ressource et d'espérer que la réservation ait été posée au bon endroit. Le plus souvent, on entre et on regarde.

Le widget de calendrier de salle supprime cette étape en affichant l'occupation là où la question se pose. Il ne tient pas son propre planning : il lit l'agenda de la salle et affiche ce qu'il y trouve. Une réunion créée dans Outlook ou dans Google Agenda apparaît sur l'écran de la salle, une réunion annulée en disparaît, sans qu'aucune information ne soit ressaisie ailleurs.

C'est ce point qui décide de la réussite du déploiement. Tout système de réservation qui réclame une seconde saisie finit par diverger de l'agenda réel, et un écran qui dit le contraire de l'agenda est pire que pas d'écran du tout : les gens cessent de le croire en quelques semaines, et l'équipement devient du mobilier.

La salle se raccorde à l'agenda que vous utilisez déjà, sans changer d'outil.

• Microsoft 365, via Microsoft Graph : lecture des agendas de salles et réservation depuis l'écran.
• Google Workspace, via Google Agenda : mêmes possibilités, avec en plus la découverte automatique des salles — les ressources déclarées dans la console d'administration sont proposées à la sélection, sans saisir les adresses une par une.
• Un flux iCal, pour les organisations qui n'utilisent ni l'un ni l'autre. C'est de la lecture seule : l'écran affiche l'occupation, mais on ne réserve pas depuis la salle.

Que ce soit côté Microsoft ou côté Google, l'accès repose sur une autorisation applicative accordée une fois côté serveur : c'est le serveur qui interroge l'agenda, pas l'appareil accroché au mur. Il n'y a donc pas de compte utilisateur à connecter appareil par appareil, pas de session à rouvrir sur une tablette fixée à trois mètres de haut, pas de mot de passe partagé entre douze écrans, et pas de boîte aux lettres personnelle qui devient un point de défaillance le jour où son titulaire quitte l'entreprise.

Sur les salles déclarées réservables, l'écran ne se contente pas d'afficher : il permet de réserver le créneau en cours ou à venir, et d'annuler une réservation. L'évènement est créé dans l'agenda de la salle, donc visible immédiatement par tout le monde, depuis Outlook ou Google Agenda. C'est le cas d'usage qui fait gagner le plus de temps au quotidien — occuper une salle libre sans retourner à son poste.

Le paramétrage se fait ensuite salle par salle : chaque appareil est rattaché à la ressource qu'il annonce, et vous choisissez si elle est réservable ou en simple affichage. C'est un peu de travail à l'installation, mais qu'on ne refait pas.

Une salle n'a pas besoin d'un écran d'affichage plein : l'information tient sur une petite dalle, et l'appareil ne diffuse ni vidéo ni campagne commerciale. C'est pourquoi un écran ou une tablette de salle relève de la licence Lite, moins chère que la licence Premium d'un écran d'affichage. Sur vingt salles, l'écart se lit directement sur la facture annuelle.

Sur certains écrans Philips et iiyama, un indicateur lumineux de statut complète l'affichage : vert quand la salle est libre, rouge quand elle est occupée. L'intérêt n'est pas décoratif. Dans un couloir, une couleur se lit à quinze mètres, alors qu'il faut s'approcher pour déchiffrer un horaire. Quelqu'un qui cherche une salle libre balaie l'étage du regard au lieu d'aller de porte en porte.

Le reste suit les règles générales de la plateforme. Les contenus sont en cache local, donc un appareil continue d'afficher ce qu'il connaît si le réseau tombe, puis se resynchronise au retour de la connexion. La supervision à distance indique lesquels sont en ligne et ce qu'ils affichent réellement, ce qui évite de découvrir trois semaines plus tard qu'une tablette a été débranchée pendant des travaux. Les données sont hébergées dans l'Union européenne. À partir de 50 appareils d'un même type, une remise devient négociable, et l'abonnement reste sans engagement.