Schermo di prenotazione sala, collegato a Microsoft 365 o Google Workspace

Davanti a una porta chiusa, la domanda è sempre la stessa: la sala è libera, e fino a quando? Per saperlo bisogna aprire il proprio calendario, trovare la risorsa giusta e sperare che la prenotazione sia stata registrata nel posto corretto. Il più delle volte, si entra e si guarda.

Il widget del calendario di sala elimina questo passaggio mostrando l'occupazione proprio dove nasce la domanda. Non gestisce un proprio planning: legge l'agenda della sala e mostra ciò che vi trova. Una riunione creata in Outlook o in Google Calendar compare sullo schermo della sala, una riunione annullata scompare, senza che nessuna informazione venga reinserita altrove.

È questo il punto da cui dipende la riuscita del progetto. Qualsiasi sistema di prenotazione che richiede una seconda digitazione finisce per allontanarsi dall'agenda reale, e uno schermo che contraddice l'agenda è peggio che non avere schermo affatto: le persone smettono di fidarsene in poche settimane e l'apparecchio diventa solo arredo.

La sala si collega all'agenda che già usate, senza cambiare strumento.

• Microsoft 365, tramite Microsoft Graph: lettura delle agende delle sale e prenotazione dallo schermo.
• Google Workspace, tramite Google Calendar: le stesse possibilità, con in più la scoperta automatica delle sale — le risorse dichiarate nella console di amministrazione vengono proposte per la selezione, senza digitare gli indirizzi uno per uno.
• Un flusso iCal, per le organizzazioni che non usano né l'uno né l'altro. È in sola lettura: lo schermo mostra l'occupazione, ma non si può prenotare dalla sala.

Sia con Microsoft che con Google, l'accesso si basa su un'autorizzazione applicativa concessa una sola volta lato server: è il server a interrogare l'agenda, non l'apparecchio appeso al muro. Non c'è quindi nessun account utente da collegare apparecchio per apparecchio, nessuna sessione da riaprire su un tablet fissato a tre metri d'altezza, nessuna password condivisa tra dodici schermi, e nessuna casella di posta personale che diventa un punto critico il giorno in cui il suo titolare lascia l'azienda.

Nelle sale dichiarate prenotabili, lo schermo non si limita a mostrare i dati: permette di prenotare la fascia oraria in corso o successiva, e di annullare una prenotazione. L'evento viene creato direttamente nell'agenda della sala, quindi visibile subito a tutti, da Outlook o da Google Calendar. È il caso d'uso che fa risparmiare più tempo nella quotidianità — occupare una sala libera senza tornare alla propria postazione.

La configurazione avviene poi sala per sala: ogni apparecchio viene collegato alla risorsa che rappresenta, e si sceglie se renderla prenotabile o di sola visualizzazione. È un po' di lavoro in fase di installazione, ma che non va ripetuto.

Una sala non ha bisogno di uno schermo di affissione a pieno formato: l'informazione entra in un piccolo pannello, e l'apparecchio non trasmette né video né campagne pubblicitarie. Per questo uno schermo o un tablet di sala rientra nella licenza Lite, più economica della licenza Premium di uno schermo di affissione. Su venti sale, la differenza si vede direttamente in fattura annuale.

Su alcuni schermi Philips e iiyama, un indicatore luminoso di stato completa la visualizzazione: verde quando la sala è libera, rosso quando è occupata. Non è un dettaglio decorativo. In un corridoio, un colore si legge da quindici metri, mentre per decifrare un orario bisogna avvicinarsi. Chi cerca una sala libera scorre lo sguardo lungo il piano invece di andare porta per porta.

Il resto segue le regole generali della piattaforma. I contenuti sono in cache locale, quindi un apparecchio continua a mostrare ciò che conosce se la rete cade, per poi risincronizzarsi al ritorno della connessione. Il monitoraggio da remoto indica quali apparecchi sono online e cosa mostrano realmente, evitando di scoprire tre settimane dopo che un tablet è stato scollegato durante dei lavori. I dati sono ospitati nell'Unione europea. A partire da 50 apparecchi dello stesso tipo, uno sconto diventa negoziabile, e l'abbonamento resta senza vincoli.