Ecran de rezervare a sălii, conectat la Microsoft 365 sau Google Workspace

În fața unei uși închise, întrebarea este mereu aceeași: sala este liberă și până când? Ca să afli, trebuie să-ți deschizi propria agendă, să găsești resursa potrivită și să speri că rezervarea a fost făcută la locul corect. De cele mai multe ori, oamenii intră pur și simplu și se uită.

Widgetul de calendar al sălii elimină acest pas afișând ocuparea chiar acolo unde apare întrebarea. Nu ține propriul planning: citește agenda sălii și afișează ce găsește acolo. O întâlnire creată în Outlook sau în Google Calendar apare pe ecranul sălii, o întâlnire anulată dispare de pe el, fără ca vreo informație să fie reintrodusă altundeva.

Acesta este punctul de care depinde reușita implementării. Orice sistem de rezervare care necesită o a doua introducere de date sfârșește prin a se îndepărta de agenda reală, iar un ecran care contrazice agenda este mai rău decât lipsa unui ecran: oamenii încetează să-l creadă în câteva săptămâni, iar aparatul devine simplă mobilă.

Sala se conectează la agenda pe care o folosiți deja, fără să schimbați instrumentul.

• Microsoft 365, prin Microsoft Graph: citirea agendelor sălilor și rezervare direct de pe ecran.
• Google Workspace, prin Google Calendar: aceleași posibilități, plus descoperirea automată a sălilor — resursele declarate în consola de administrare sunt propuse spre selectare, fără a introduce adresele una câte una.
• Un flux iCal, pentru organizațiile care nu folosesc niciuna dintre cele două. Este doar în citire: ecranul afișează ocuparea, dar nu se poate rezerva din sală.

Fie pe Microsoft, fie pe Google, accesul se bazează pe o autorizare la nivel de aplicație, acordată o singură dată pe server: serverul este cel care interoghează agenda, nu aparatul montat pe perete. Nu există așadar niciun cont de utilizator de conectat aparat cu aparat, nicio sesiune de redeschis pe o tabletă fixată la trei metri înălțime, nicio parolă partajată între douăsprezece ecrane și nicio căsuță poștală personală care devine un punct critic de defecțiune în ziua în care titularul ei părăsește compania.

Pe sălile declarate rezervabile, ecranul nu doar afișează: permite rezervarea intervalului curent sau următor și anularea unei rezervări. Evenimentul este creat direct în agenda sălii, deci vizibil imediat pentru toată lumea, din Outlook sau din Google Calendar. Acesta este scenariul care economisește cel mai mult timp în activitatea zilnică — ocuparea unei săli libere fără a te întoarce la birou.

Configurarea se face apoi sală cu sală: fiecare aparat este asociat resursei pe care o anunță, iar dumneavoastră alegeți dacă aceasta este rezervabilă sau doar de afișare. Este puțină muncă la instalare, dar care nu se repetă.

O sală nu are nevoie de un ecran de afișaj complet: informația încape pe o dală mică, iar aparatul nu difuzează nici video, nici campanii comerciale. De aceea, un ecran sau o tabletă de sală intră sub licența Lite, mai ieftină decât licența Premium a unui ecran de afișaj. La douăzeci de săli, diferența se vede direct pe factura anuală.

Pe anumite ecrane Philips și iiyama, un indicator luminos de stare completează afișajul: verde când sala este liberă, roșu când este ocupată. Interesul nu este decorativ. Pe un coridor, o culoare se citește de la cincisprezece metri, în timp ce un orar necesită apropiere pentru a fi descifrat. Cine caută o sală liberă cuprinde etajul cu privirea în loc să meargă din ușă în ușă.

Restul urmează regulile generale ale platformei. Conținuturile sunt stocate în cache local, astfel încât un aparat continuă să afișeze ce cunoaște deja dacă rețeaua cade, apoi se resincronizează la revenirea conexiunii. Monitorizarea la distanță indică ce aparate sunt online și ce afișează efectiv, ceea ce evită descoperirea, trei săptămâni mai târziu, că o tabletă a fost deconectată în timpul unor lucrări. Datele sunt găzduite în Uniunea Europeană. Începând de la 50 de aparate de același tip, o reducere devine negociabilă, iar abonamentul rămâne fără angajament.