Ekran rezerwacji sali, połączony z Microsoft 365 lub Google Workspace

Przed zamkniętymi drzwiami pytanie jest zawsze takie samo: czy sala jest wolna i do kiedy? Odpowiedź na nie wymaga otwarcia własnego kalendarza, odnalezienia właściwego zasobu i nadziei, że rezerwacja została poprawnie umieszczona. Najczęściej po prostu się wchodzi i patrzy.

Widżet kalendarza sali eliminuje ten krok, pokazując obłożenie dokładnie tam, gdzie pojawia się pytanie. Nie prowadzi własnego harmonogramu: odczytuje kalendarz sali i pokazuje to, co w nim znajdzie. Spotkanie utworzone w Outlooku lub Kalendarzu Google pojawia się na ekranie sali, odwołane spotkanie z niego znika — bez ponownego wprowadzania jakiejkolwiek informacji gdzie indziej.

To właśnie ten punkt decyduje o powodzeniu wdrożenia. Każdy system rezerwacji wymagający drugiego wprowadzenia danych z czasem zaczyna odbiegać od rzeczywistego kalendarza, a ekran, który przeczy kalendarzowi, jest gorszy niż brak ekranu w ogóle: ludzie przestają mu ufać w ciągu kilku tygodni, a urządzenie staje się zwykłym meblem.

Sala łączy się z kalendarzem, którego już używacie, bez zmiany narzędzia.

• Microsoft 365, przez Microsoft Graph: odczyt kalendarzy sal i rezerwacja z poziomu ekranu.
• Google Workspace, przez Kalendarz Google: te same możliwości, a dodatkowo automatyczne wykrywanie sal — zasoby zadeklarowane w konsoli administracyjnej są od razu proponowane do wyboru, bez wpisywania adresów jeden po drugim.
• Kanał iCal, dla organizacji niekorzystających z żadnego z powyższych. To tryb tylko do odczytu: ekran pokazuje obłożenie, ale nie można rezerwować z poziomu sali.

Zarówno po stronie Microsoft, jak i Google, dostęp opiera się na autoryzacji aplikacyjnej udzielonej raz, po stronie serwera: to serwer odpytuje kalendarz, a nie urządzenie zawieszone na ścianie. Nie ma więc konta użytkownika do łączenia urządzenie po urządzeniu, sesji do ponownego otwierania na tablecie zamontowanym trzy metry nad ziemią, hasła współdzielonego między dwunastoma ekranami ani osobistej skrzynki pocztowej, która staje się pojedynczym punktem awarii w dniu odejścia jej właściciela z firmy.

Na salach oznaczonych jako możliwe do zarezerwowania ekran nie tylko wyświetla: pozwala zarezerwować bieżący lub nadchodzący przedział czasowy oraz anulować rezerwację. Wydarzenie tworzy się bezpośrednio w kalendarzu sali, więc jest natychmiast widoczne dla wszystkich, z poziomu Outlooka lub Kalendarza Google. To przypadek użycia, który na co dzień oszczędza najwięcej czasu — zajęcie wolnej sali bez wracania do własnego stanowiska.

Konfiguracja odbywa się następnie salę po sali: każde urządzenie jest powiązane z zasobem, który zapowiada, a wy decydujecie, czy jest ono rezerwowalne, czy tylko wyświetla informacje. To trochę pracy przy instalacji, ale wykonuje się ją tylko raz.

Sala nie potrzebuje pełnego ekranu reklamowego: informacja mieści się na niewielkiej matrycy, a urządzenie nie odtwarza ani wideo, ani kampanii handlowych. Dlatego ekran lub tablet sali podlega licencji Lite, tańszej niż licencja Premium pełnego ekranu wyświetlającego. Przy dwudziestu salach różnica widoczna jest bezpośrednio na rocznej fakturze.

Na niektórych ekranach Philips i iiyama wyświetlanie uzupełnia świetlny wskaźnik statusu: zielony, gdy sala jest wolna, czerwony, gdy zajęta. To nie jest kwestia dekoracji. Na korytarzu kolor odczytuje się z piętnastu metrów, podczas gdy odczytanie godziny wymaga podejścia bliżej. Ktoś szukający wolnej sali może objąć wzrokiem całe piętro zamiast chodzić od drzwi do drzwi.

Reszta stosuje się do ogólnych zasad platformy. Treści są zapisane w lokalnej pamięci podręcznej, więc urządzenie nadal pokazuje to, co zna, jeśli sieć zawiedzie, a następnie synchronizuje się ponownie po powrocie połączenia. Zdalny monitoring pokazuje, które urządzenia są online i co faktycznie wyświetlają, co pozwala uniknąć odkrycia trzy tygodnie później, że tablet został odłączony podczas remontu. Dane są przechowywane w Unii Europejskiej. Od 50 urządzeń tego samego typu rabat staje się przedmiotem negocjacji, a subskrypcja pozostaje bez zobowiązań.