Skjerm for møteromsbooking, koblet til Microsoft 365 eller Google Workspace

Foran en lukket dør er spørsmålet alltid det samme: er rommet ledig, og til når? For å svare må man åpne kalenderen sin, finne riktig ressurs og håpe at bookingen er lagt inn på rett sted. Som oftest går man bare inn og ser.

Kalenderwidgeten for møterom fjerner dette trinnet ved å vise belegningen der spørsmålet oppstår. Den har ikke sin egen timeplan: den leser rommets kalender og viser det den finner der. Et møte opprettet i Outlook eller Google Kalender vises på skjermen i rommet, et avlyst møte forsvinner fra den, uten at noen informasjon registreres på nytt et annet sted.

Det er dette punktet som avgjør om utrullingen lykkes. Ethvert bookingsystem som krever en ny registrering, ender opp med å avvike fra den reelle kalenderen, og en skjerm som sier noe annet enn kalenderen, er verre enn ingen skjerm i det hele tatt: folk slutter å stole på den i løpet av noen uker, og utstyret blir bare møbler.

Rommet kobles til kalenderen dere allerede bruker, uten å bytte verktøy.

• Microsoft 365, via Microsoft Graph: lesing av romkalendere og booking fra skjermen.
• Google Workspace, via Google Kalender: samme muligheter, med i tillegg automatisk oppdaging av rom — ressursene som er registrert i administrasjonskonsollen, foreslås ved valg, uten å taste inn adresser én for én.
• En iCal-strøm, for organisasjoner som ikke bruker noen av delene. Dette er kun lesing: skjermen viser belegningen, men man booker ikke fra rommet.

Enten det er Microsoft- eller Google-siden, bygger tilgangen på en applikasjonstillatelse gitt én gang på serversiden: det er serveren som spør kalenderen, ikke enheten som henger på veggen. Det finnes derfor ingen brukerkonto å koble til enhet for enhet, ingen økt å gjenåpne på et nettbrett festet tre meter oppe, ingen passord delt mellom tolv skjermer, og ingen personlig postboks som blir et svakt punkt den dagen eieren slutter i bedriften.

På rom som er merket som bookbare, nøyer skjermen seg ikke med å vise: den lar deg booke inneværende eller kommende tidsluke, og avbestille en booking. Hendelsen opprettes i romkalenderen, og er dermed umiddelbart synlig for alle, fra Outlook eller Google Kalender. Dette er bruksområdet som sparer mest tid i hverdagen — å ta i bruk et ledig rom uten å gå tilbake til arbeidsplassen sin.

Konfigureringen gjøres deretter rom for rom: hver enhet knyttes til ressursen den representerer, og du velger om den skal være bookbar eller kun vise informasjon. Det er litt arbeid ved installasjon, men noe man ikke gjør om igjen.

Et møterom trenger ikke en fullverdig visningsskjerm: informasjonen får plass på en liten skjerm, og enheten sender verken video eller salgskampanjer. Derfor faller en rom-skjerm eller et rom-nettbrett inn under Lite-lisensen, som er billigere enn Premium-lisensen for en fullverdig visningsskjerm. På tjue rom vises forskjellen direkte på årsfakturaen.

På enkelte Philips- og iiyama-skjermer utfyller en statuslampe visningen: grønn når rommet er ledig, rød når det er opptatt. Dette er ikke bare dekorativt. I en korridor kan man se en farge på femten meters avstand, mens man må gå nærmere for å tyde et klokkeslett. Den som leter etter et ledig rom, kan sveipe blikket over etasjen i stedet for å gå fra dør til dør.

Resten følger plattformens generelle regler. Innholdet ligger i lokalt mellomlager, slik at en enhet fortsetter å vise det den kjenner til om nettverket faller ut, og synkroniserer deretter på nytt når forbindelsen er tilbake. Fjernovervåkingen viser hvilke enheter som er tilkoblet og hva de faktisk viser, noe som forhindrer at man tre uker senere oppdager at et nettbrett ble koblet fra under ombygging. Dataene er lagret innenfor EU. Fra 50 enheter av samme type kan det forhandles rabatt, og abonnementet har ingen bindingstid.