Zaalreserveringsscherm, gekoppeld aan Microsoft 365 of Google Workspace

Voor een gesloten deur is de vraag altijd dezelfde: is de zaal vrij, en tot wanneer? Om dat te weten te komen, moet u uw eigen agenda openen, de juiste resource opzoeken en hopen dat de reservering op de juiste plek staat. Meestal loopt men gewoon naar binnen om te kijken.

De widget voor de zaalkalender schakelt die stap uit door de bezetting te tonen precies waar de vraag ontstaat. Hij houdt geen eigen rooster bij: hij leest de agenda van de zaal uit en toont wat hij daar aantreft. Een afspraak die in Outlook of Google Agenda wordt aangemaakt, verschijnt op het scherm van de zaal; een geannuleerde afspraak verdwijnt ervan, zonder dat informatie ergens anders opnieuw ingevoerd hoeft te worden.

Dit is het punt waarop het welslagen van de uitrol staat of valt. Elk reserveringssysteem dat een tweede invoer vereist, raakt uiteindelijk verwijderd van de echte agenda, en een scherm dat de agenda tegenspreekt is erger dan helemaal geen scherm: mensen vertrouwen het binnen enkele weken niet meer, en het apparaat verwordt tot meubilair.

De zaal koppelt aan de agenda die u al gebruikt, zonder van tool te wisselen.

• Microsoft 365, via Microsoft Graph: uitlezen van zaalagenda's en reserveren vanaf het scherm.
• Google Workspace, via Google Agenda: dezelfde mogelijkheden, plus automatische detectie van zalen — resources die in de beheerconsole zijn gedeclareerd, worden ter selectie aangeboden, zonder dat u elk adres handmatig hoeft in te voeren.
• Een iCal-feed, voor organisaties die geen van beide gebruiken. Dit is alleen-lezen: het scherm toont de bezetting, maar u kunt niet vanuit de zaal reserveren.

Zowel bij Microsoft als bij Google berust de toegang op een applicatiemachtiging die eenmalig aan de serverzijde wordt verleend: het is de server die de agenda bevraagt, niet het apparaat dat aan de muur hangt. Er is dus geen gebruikersaccount dat per apparaat gekoppeld moet worden, geen sessie die op een tablet drie meter hoog opnieuw geopend moet worden, geen wachtwoord dat door twaalf schermen gedeeld wordt, en geen persoonlijke mailbox die een single point of failure wordt op de dag dat de eigenaar het bedrijf verlaat.

Bij zalen die als reserveerbaar zijn aangemerkt, toont het scherm niet alleen informatie: het maakt het mogelijk het huidige of het aankomende tijdslot te reserveren, en een reservering te annuleren. De afspraak wordt rechtstreeks aangemaakt in de agenda van de zaal en is dus meteen zichtbaar voor iedereen, vanuit Outlook of Google Agenda. Dit is het gebruiksscenario dat dagelijks de meeste tijd bespaart — een vrije zaal innemen zonder terug te lopen naar uw werkplek.

De configuratie gebeurt vervolgens zaal per zaal: elk apparaat wordt gekoppeld aan de resource die het aankondigt, en u bepaalt of het reserveerbaar is of alleen ter weergave dient. Dat is enig werk bij de installatie, maar het hoeft maar één keer.

Een zaal heeft geen volwaardig weergavescherm nodig: de informatie past op een klein paneel, en het apparaat toont geen video of commerciële campagnes. Daarom valt een zaalscherm of -tablet onder de Lite-licentie, goedkoper dan de Premium-licentie van een volwaardig weergavescherm. Bij twintig zalen is het verschil direct zichtbaar op de jaarfactuur.

Op bepaalde Philips- en iiyama-schermen vult een statuslampje de weergave aan: groen wanneer de zaal vrij is, rood wanneer ze bezet is. Dat is geen versiering. In een gang is een kleur van vijftien meter afstand te herkennen, terwijl u dichterbij moet komen om een rooster af te lezen. Wie een vrije zaal zoekt, overziet de verdieping met één blik in plaats van van deur tot deur te lopen.

De rest volgt de algemene regels van het platform. Content wordt lokaal in cache bewaard, zodat een apparaat blijft tonen wat het al kent als het netwerk uitvalt, en zich daarna opnieuw synchroniseert zodra de verbinding terugkeert. Monitoring op afstand toont welke apparaten online zijn en wat ze daadwerkelijk weergeven, zodat u niet drie weken later ontdekt dat een tablet tijdens een verbouwing werd losgekoppeld. De gegevens worden gehost in de Europese Unie. Vanaf 50 apparaten van hetzelfde type is een korting bespreekbaar, en het abonnement blijft zonder langetermijnverplichting.