Digital signage op kantoor: onthaalhal en open ruimte
Zaalagenda, interne nieuwsberichten, teamindicatoren, weer. Vervang de Windows-schermbeveiliging in de hal door interne communicatie die écht wordt gelezen.
De hal: de bezoeker en de medewerker
Het onthaalscherm richt zich tot twee publieken die niet hetzelfde verwachten. De bezoeker wil verwacht en begeleid worden: een persoonlijk welkomstbericht voor de groep die die dag ontvangen wordt, de richting naar de zalen, de toegangsprocedure. De medewerker daarentegen loopt er twee keer per dag langs: hij leest dezelfde dia niet drie weken lang opnieuw.
Vandaar een regel die geldt voor alle interne communicatie: de vernieuwingsfrequentie telt zwaarder dan de grafische kwaliteit. Een vast scherm wordt binnen een week onzichtbaar, hoe zorgvuldig het ook is gemaakt.
Vergaderzalen, de vanzelfsprekende toepassing
Dit is de toepassing die medewerkers zelf vragen, omdat ze een dagelijkse ergernis oplost: weten of een zaal vrij is zonder de agenda te openen, en vergaderingen vermijden die te laat beginnen omdat de vorige zaal uitloopt.
De zaalagenda-widget toont de bezetting rechtstreeks vanuit Microsoft 365, in directe lezing van de agenda van de zaal. Een tablet per zaal valt onder de Lite-licentie, voor 5 €excl. btw per apparaat per maand. Voor vestigingen met compatibele Philips- of iiyama-schermen laat de lichtindicator van op afstand zien of een zaal bezet is.
Wat écht gelezen wordt
De content die intern werkt, gaat over mensen en concrete zaken: aankomsten en vertrekken, automatisch bijgewerkte teamindicatoren, veiligheid en incidenten, komende evenementen, het menu van het bedrijfsrestaurant. Top-down institutionele content — strategisch plan, waarden — wordt het minst bekeken, en wint niets bij permanente aanwezigheid op het scherm.
Tot slot rechtvaardigt het noodalarm de investering op sommige locaties alleen al: een bericht kan in één handeling de controle overnemen van alle schermen, iets wat geen enkel e-mailkanaal met dezelfde onmiddellijkheid biedt.
Een organisatorisch punt bepaalt het succes meer dan de keuze van het materiaal: wie voedt het scherm. Een display beheerd door één enkele persoon dooft uit zodra die van functie verandert. Het model dat standhoudt, verdeelt de rechten — interne communicatie bewaakt de redactielijn, het onthaal beheert de berichten van de dag, de afdelingen publiceren op hun eigen schermen — met een vernieuwingsritme dat vooraf wordt vastgelegd in plaats van afhankelijk te zijn van beschikbaarheid.
Questions fréquentes
Synchroniseert de zaalagenda met Microsoft 365?
Ja: de zaalagenda-widget leest de agenda van de zaal in Microsoft 365 en toont de werkelijke bezetting, zonder dubbele invoer.
Is een scherm per vergaderzaal nodig?
Een tablet voor een zaal volstaat, en die valt onder de Lite-licentie voor 5 €excl. btw per apparaat per maand, tegenover 9 €excl. btw voor een volwaardig displayscherm. Op sommige Philips- en iiyama-schermen geeft een lichtindicator van op afstand zichtbaar de bezetting aan.
Kan een alarm op alle schermen tegelijk worden uitgezonden?
Ja, dat is de functie van het noodalarm: het bericht neemt de controle over van het volledige park, ongeacht de content die op dat moment wordt uitgezonden, en trekt zich op dezelfde manier terug.
Moet IT worden ingeschakeld om content te wijzigen?
Nee: het platform werkt via een browser en de rechten worden verdeeld over meerdere gebruikers, zodat de interne communicatie of het onthaal het display kan beheren zonder technische tussenkomst. Drie schermen zijn gratis met het Free-abonnement, met de functies van het Premium-abonnement — na 30 dagen verschijnt een badge « Powered by Smart-Signage ». Daarboven rekent u 9 €excl. btw per scherm per maand, of 99 €excl. btw per jaar, zonder verbintenis. Zaaltablets, afstandsbedieningen en e-paper labels vallen onder de Lite-licentie voor 5 €excl. btw per apparaat per maand. Vanaf 50 apparaten van hetzelfde type is een korting bespreekbaar.