Digital skiltning på arbejdspladsen: reception og storrum
Mødelokalekalender, interne nyheder, teamindikatorer, vejr. Nok til at erstatte Windows-pauseskærmen i receptionen med intern kommunikation, der rent faktisk bliver læst.
Receptionen: gæsten og medarbejderen
Skærmen i receptionen henvender sig til to målgrupper med forskellige forventninger. Gæsten vil gerne blive forventet og guidet: en personlig velkomstbesked til den gruppe, der er ventet, retning til mødelokalerne, adgangsprocedure. Medarbejderen går derimod forbi to gange om dagen: vedkommende gider ikke se det samme slide i tre uger.
Deraf en regel, der gælder for al intern kommunikation: hyppigheden af opdateringer betyder mere end den grafiske finish. En statisk skærm bliver usynlig på en uge, uanset hvor gennemarbejdet den er.
Mødelokalerne — det oplagte anvendelsesområde
Det er det, medarbejderne selv efterspørger, fordi det løser en daglig irritation: at kunne se, om et lokale er ledigt, uden at åbne sin kalender, og undgå møder der starter for sent, fordi det foregående løb over tid.
Widget'en til mødelokalekalender viser optagethed direkte fra Microsoft 365, i realtid fra lokalets kalender. En tablet pr. lokale hører under Lite-licensen, til 5 €eks. moms pr. enhed om måneden. For lokaler udstyret med kompatible Philips- eller iiyama-skærme viser en lysindikator status på afstand, om lokalet er optaget.
Det, der reelt bliver læst
Det indhold, der fungerer internt, handler om mennesker og det konkrete: ansættelser og afgange, teamindikatorer opdateret automatisk, sikkerhed og hændelser, kommende arrangementer, kantinens menu. Institutionelt top-down-indhold — strategiplan, værdier — er det mindst sete, og det vinder intet ved at fylde skærmen konstant.
Endelig retfærdiggør nødalarmen alene investeringen på visse lokationer: en besked kan overtage alle skærme i én operation, hvilket ingen e-mail-kanal kan gøre med samme hurtighed.
Et organisatorisk punkt afgør succesen mere end valget af udstyr: hvem der fylder skærmen med indhold. En skærm, der er afhængig af én person, går i stå, så snart personen skifter job. Modellen, der holder over tid, fordeler rettighederne — intern kommunikation holder den redaktionelle linje, receptionen håndterer dagens beskeder, afdelingerne publicerer på deres egne skærme — med en opdateringsrytme besluttet på forhånd frem for efter behov.
Questions fréquentes
Synkroniseres mødelokalekalenderen med Microsoft 365?
Ja: widget'en til mødelokalekalender læser lokalets kalender i Microsoft 365 og viser den reelle optagethed, uden dobbelt indtastning.
Skal der en skærm til hvert mødelokale?
En tablet er nok foran et lokale, og den hører under Lite-licensen til 5 €eks. moms pr. enhed om måneden, mod 9 €eks. moms for en fuld visningsskærm. På udvalgte Philips- og iiyama-skærme viser en lysindikator optagethed synligt på afstand.
Kan man sende en alarm ud på alle skærme på én gang?
Ja, det er nødalarm-funktionen: beskeden overtager hele parken uanset det aktuelle indhold, og fjernes på samme måde.
Skal IT-afdelingen involveres for at ændre et indhold?
Nej: platformen bruges fra en browser, og rettighederne fordeles mellem flere brugere, hvilket gør det muligt for intern kommunikation eller receptionen at styre skiltningen uden teknisk indgriben. Tre skærme er gratis med Free-planen, med funktionerne fra Premium-planen — et badge "Powered by Smart-Signage" vises efter 30 dages brug. Derudover koster det 9 €eks. moms pr. skærm om måneden, eller 99 €eks. moms om året, uden binding. Tabletter til mødelokaler, fjernbetjeninger og e-paper-labels hører under Lite-licensen til 5 €eks. moms pr. enhed om måneden. Fra 50 enheder af samme type kan der forhandles rabat.