Skærm til mødelokalebooking, forbundet til Microsoft 365 eller Google Workspace

Foran en lukket dør er spørgsmålet altid det samme: er lokalet ledigt, og indtil hvornår? At besvare det kræver, at man åbner sin kalender, finder den rette ressource og håber, at bookingen er lagt det rette sted. Som oftest går man bare ind og kigger.

Widgetten til lokalekalender fjerner dette trin ved at vise belægningen der, hvor spørgsmålet opstår. Den fører ikke sin egen plan: den læser lokalets kalender og viser det, den finder der. Et møde oprettet i Outlook eller i Google Kalender vises på lokalets skærm, et aflyst møde forsvinder derfra, uden at nogen information genindtastes andetsteds.

Det er dette punkt, der afgør, om implementeringen bliver en succes. Ethvert bookingsystem, der kræver en anden indtastning, ender med at afvige fra den reelle kalender, og en skærm, der siger det modsatte af kalenderen, er værre end ingen skærm overhovedet: folk holder op med at tro på den i løbet af få uger, og udstyret bliver til inventar.

Lokalet forbindes til den kalender, I allerede bruger, uden at skifte værktøj.

• Microsoft 365, via Microsoft Graph: læsning af lokalekalendere og booking fra skærmen.
• Google Workspace, via Google Kalender: samme muligheder, plus automatisk opdagelse af lokaler — de ressourcer, der er registreret i administrationskonsollen, foreslås til valg, uden at adresserne skal indtastes én for én.
• Et iCal-feed, til organisationer der bruger hverken det ene eller det andet. Det er skrivebeskyttet: skærmen viser belægningen, men man booker ikke fra lokalet.

Uanset om det er Microsoft eller Google, hviler adgangen på en applikationsgodkendelse, der gives én gang på serversiden: det er serveren, der forespørger kalenderen, ikke apparatet på væggen. Der er derfor ingen brugerkonto, der skal forbindes enhed for enhed, ingen session der skal genåbnes på en tablet monteret tre meter oppe, ingen adgangskode delt mellem tolv skærme, og ingen personlig postkasse, der bliver et svagt punkt den dag, indehaveren forlader virksomheden.

På lokaler, der er registreret som bookbare, nøjes skærmen ikke med at vise: den gør det muligt at booke det aktuelle eller kommende tidsrum og at aflyse en booking. Begivenheden oprettes i lokalets kalender og er derfor synlig med det samme for alle, fra Outlook eller Google Kalender. Det er den brug, der sparer mest tid i hverdagen — at optage et ledigt lokale uden at gå tilbage til sin plads.

Opsætningen foretages derefter lokale for lokale: hvert apparat knyttes til den ressource, det annoncerer, og I vælger, om det er bookbart eller kun til visning. Det kræver lidt arbejde ved installationen, men det gøres ikke om igen.

Et lokale har ikke brug for en fuld visningsskærm: informationen er til rådighed på en lille skærm, og apparatet viser hverken video eller salgskampagner. Derfor hører en lokaleskærm eller -tablet under Lite-licensen, som er billigere end Premium-licensen til en visningsskærm. Over tyve lokaler kan forskellen aflæses direkte på den årlige regning.

På visse Philips- og iiyama-skærme suppleres visningen af en lysindikator for status: grøn når lokalet er ledigt, rød når det er optaget. Det er ikke af dekorative årsager. I en gang kan en farve aflæses på femten meters afstand, mens man skal komme tættere på for at læse et klokkeslæt. Nogen, der leder efter et ledigt lokale, skanner etagen med blikket i stedet for at gå fra dør til dør.

Resten følger platformens generelle regler. Indholdet ligger i lokal cache, så et apparat fortsætter med at vise det, det kender, hvis netværket falder ud, og synkroniserer sig derefter, når forbindelsen vender tilbage. Fjernovervågningen viser, hvilke enheder der er online, og hvad de reelt viser, hvilket forhindrer, at man tre uger senere opdager, at en tablet blev koblet fra under en renovering. Data hostes i EU. Fra 50 enheder af samme type kan der forhandles rabat, og abonnementet er uden binding.