Bokningsskärm för mötesrum, kopplad till Microsoft 365 eller Google Workspace

Framför en stängd dörr är frågan alltid densamma: är rummet ledigt, och till när? Att svara på det kräver att man öppnar sin kalender, hittar rätt resurs och hoppas att bokningen har lagts på rätt ställe. Oftast går man in och tittar.

Widgeten för rumskalender tar bort detta steg genom att visa beläggningen där frågan uppstår. Den för inte något eget schema: den läser rummets kalender och visar det den hittar där. Ett möte skapat i Outlook eller Google Kalender dyker upp på rummets skärm, ett inställt möte försvinner därifrån, utan att någon information behöver matas in på nytt någon annanstans.

Det är just denna punkt som avgör om driftsättningen lyckas. Varje bokningssystem som kräver en andra inmatning slutar med tiden avvika från den verkliga kalendern, och en skärm som säger motsatsen till kalendern är värre än ingen skärm alls: folk slutar tro på den efter några veckor, och utrustningen blir till möbler.

Rummet kopplas till den kalender ni redan använder, utan att byta verktyg.

• Microsoft 365, via Microsoft Graph: läsning av rumskalendrar och bokning direkt från skärmen.
• Google Workspace, via Google Kalender: samma möjligheter, med dessutom automatisk upptäckt av rum — resurser deklarerade i administratörskonsolen erbjuds vid urvalet, utan att adresserna behöver matas in en och en.
• Ett iCal-flöde, för organisationer som varken använder det ena eller det andra. Det är skrivskyddat: skärmen visar beläggningen, men man bokar inte från rummet.

Oavsett om det är Microsoft- eller Google-sidan, bygger åtkomsten på en applikationsbehörighet som beviljas en gång på serversidan: det är servern som frågar kalendern, inte enheten som hänger på väggen. Det finns alltså inget användarkonto att koppla enhet för enhet, ingen session att öppna på nytt på en surfplatta monterad tre meter upp, inget lösenord delat mellan tolv skärmar, och ingen personlig brevlåda som blir en svag punkt den dag innehavaren lämnar företaget.

På rum som deklarerats bokningsbara nöjer sig skärmen inte med att visa: den gör det möjligt att boka den pågående eller kommande tidsluckan, och att avboka en bokning. Händelsen skapas i rummets kalender, och blir därmed omedelbart synlig för alla, från Outlook eller Google Kalender. Det är det användningsfall som sparar mest tid i vardagen — att ta ett ledigt rum i anspråk utan att gå tillbaka till sin plats.

Inställningarna görs sedan rum för rum: varje enhet kopplas till den resurs den representerar, och ni väljer om den är bokningsbar eller endast för visning. Det är lite arbete vid installationen, men det görs bara en gång.

Ett rum behöver ingen fullstor visningsskärm: informationen ryms på en liten panel, och enheten sänder varken video eller säljkampanjer. Därför omfattas en rumsskärm eller surfplatta av Lite-licensen, billigare än Premium-licensen för en visningsskärm. På tjugo rum syns skillnaden direkt på årsfakturan.

På vissa skärmar från Philips och iiyama kompletteras visningen av en statuslampa: grön när rummet är ledigt, röd när det är upptaget. Nyttan är inte dekorativ. I en korridor läses en färg på femton meters håll, medan man måste komma nära för att tyda ett schema. Den som söker ett ledigt rum sveper med blicken över våningen i stället för att gå från dörr till dörr.

Resten följer plattformens allmänna regler. Innehåll ligger i lokal cache, så en enhet fortsätter visa det den känner till om nätverket faller bort, och synkroniseras om när anslutningen är tillbaka. Fjärrövervakningen visar vilka som är online och vad de faktiskt visar, vilket gör att man slipper upptäcka tre veckor senare att en surfplatta kopplats ur under ett renoveringsarbete. Data lagras inom EU. Från och med 50 enheter av samma typ blir en rabatt förhandlingsbar, och abonnemanget förblir utan bindningstid.