Obrazovka pro rezervaci zasedačky, propojená s Microsoft 365 nebo Google Workspace

Před zavřenými dveřmi zní otázka vždy stejně: je místnost volná, a do kdy? Zjistit to znamená otevřít vlastní kalendář, najít správný zdroj a doufat, že rezervace byla zapsána na správné místo. Většinou lidé raději prostě vejdou a podívají se.

Widget kalendáře zasedačky tento krok odstraňuje tím, že obsazenost zobrazuje přímo tam, kde otázka vzniká. Nevede si vlastní plán: čte kalendář místnosti a zobrazuje to, co v něm najde. Schůzka vytvořená v Outlooku nebo Google Kalendáři se objeví na obrazovce místnosti, zrušená schůzka z ní zmizí, aniž by se cokoli muselo znovu zadávat jinde.

Právě to rozhoduje o úspěchu celého nasazení. Jakýkoli rezervační systém, který vyžaduje druhé zadání, se dříve nebo později odchýlí od skutečného kalendáře, a obrazovka, která říká opak toho, co je v kalendáři, je horší než žádná obrazovka: lidé jí přestanou během několika týdnů věřit a zařízení se stane pouhým nábytkem.

Místnost se připojí k tomu kalendáři, který už používáte, bez nutnosti měnit nástroj.

• Microsoft 365 prostřednictvím Microsoft Graph: čtení kalendářů zasedaček a rezervace přímo z obrazovky.
• Google Workspace prostřednictvím Google Kalendáře: stejné možnosti, navíc s automatickým objevováním místností — zdroje deklarované v administrátorské konzoli se nabízejí k výběru, bez ručního zadávání jednotlivých adres.
• Datový kanál iCal pro organizace, které nepoužívají ani jedno z výše uvedeného. Jde pouze o čtení: obrazovka zobrazuje obsazenost, ale rezervaci z místnosti provést nelze.

Ať už jde o Microsoft, nebo Google, přístup se opírá o oprávnění na úrovni aplikace udělené jednou na straně serveru: je to server, kdo dotazuje kalendář, ne zařízení pověšené na zdi. Neexistuje tedy žádný uživatelský účet, který by bylo nutné propojovat zařízení po zařízení, žádná relace, kterou by bylo nutné znovu otevírat na tabletu upevněném tři metry nad zemí, žádné heslo sdílené mezi dvanácti obrazovkami a žádná osobní e-mailová schránka, která by se stala jediným bodem selhání v den, kdy její majitel opustí firmu.

U místností označených jako rezervovatelné obrazovka nejen zobrazuje: umožňuje rezervovat probíhající nebo nadcházející termín a rezervaci zrušit. Událost se vytváří přímo v kalendáři místnosti, takže je okamžitě viditelná pro všechny, ať už z Outlooku, nebo z Google Kalendáře. Toto je případ užití, který v každodenním provozu šetří nejvíce času — obsadit volnou místnost bez toho, abyste se museli vracet ke svému pracovnímu stolu.

Nastavení se poté provádí místnost po místnosti: každé zařízení je přiřazeno ke zdroji, který inzeruje, a vy zvolíte, zda je rezervovatelné, nebo jen pro zobrazení. Při instalaci to znamená určitou práci navíc, ale taková, kterou už neopakujete.

Zasedačka nepotřebuje plnohodnotnou obrazovku digital signage: informace se vejde na malý panel a zařízení nevysílá ani video, ani komerční kampaně. Proto obrazovka nebo tablet pro místnost spadá do licence Lite, levnější než licence Premium pro plnohodnotnou zobrazovací obrazovku. U dvaceti místností se tento rozdíl přímo projeví na roční faktuře.

U některých obrazovek Philips a iiyama zobrazení doplňuje světelný stavový indikátor: zelená, když je místnost volná, červená, když je obsazená. Nejde o pouhou dekoraci. Na chodbě je barvu vidět z patnácti metrů, zatímco k přečtení rozvrhu je třeba přistoupit blíž. Ten, kdo hledá volnou místnost, tak přehlédne celé patro jedním pohledem místo obcházení dveří po dveřích.

Zbytek se řídí obecnými pravidly platformy. Obsah je uložen v místní vyrovnávací paměti, takže zařízení pokračuje v zobrazování toho, co zná, i při výpadku sítě, a po obnovení připojení se opět synchronizuje. Vzdálený dohled ukazuje, která zařízení jsou online a co skutečně zobrazují, což umožňuje předejít situaci, kdy se o tři týdny později zjistí, že byl tablet během rekonstrukce odpojen. Data jsou hostována v Evropské unii. Od 50 zařízení stejného typu se sleva stává předmětem jednání a předplatné zůstává bez závazku.