Cartelería digital en empresas: recepción y open-space
Agenda de salas, noticias internas, indicadores de equipo, tiempo. Con qué sustituir el salvapantallas de Windows del hall por una comunicación interna que realmente se lee.
El hall: el visitante y el empleado
La pantalla de recepción se dirige a dos públicos que no esperan lo mismo. El visitante quiere sentirse esperado y orientado: un mensaje de bienvenida nominal para el grupo recibido, la dirección de las salas, el procedimiento de acceso. El empleado, en cambio, pasa por delante dos veces al día: no volverá a leer la misma diapositiva durante tres semanas.
De ahí una regla válida para toda la comunicación interna: la frecuencia de renovación importa más que la calidad gráfica. Una pantalla estática se vuelve invisible en una semana, por muy cuidada que esté su fabricación.
Las salas de reuniones, el caso de uso que se impone por sí solo
Es el que los empleados reclaman, porque resuelve una molestia cotidiana: saber si una sala está libre sin abrir la agenda, y evitar reuniones que empiezan tarde porque la anterior se alarga.
El widget de calendario de sala muestra la ocupación desde Microsoft 365, leyendo directamente la agenda de la sala. Una tablet por sala corresponde a la licencia Lite, a 5 €+IVA por dispositivo al mes. En los locales equipados con pantallas Philips o iiyama compatibles, el indicador luminoso de estado permite ver de lejos si una sala está ocupada.
Lo que realmente se lee
Los contenidos que funcionan internamente son los que hablan de personas y de cosas concretas: llegadas y salidas, indicadores de equipo actualizados automáticamente, seguridad e incidencias, próximos eventos, menú del comedor de empresa. Los contenidos institucionales descendentes — plan estratégico, valores — son los menos vistos, y no ganan nada ocupando la pantalla de forma permanente.
Por último, la alerta de emergencia justifica por sí sola el equipamiento en algunos centros: un mensaje puede tomar el control de todas las pantallas en una sola operación, algo que ningún canal de correo permite con la misma inmediatez.
Un punto organizativo determina el éxito más que la elección del material: quién alimenta la pantalla. Un contenido confiado a una sola persona se apaga en cuanto esa persona cambia de puesto. El modelo que perdura reparte los permisos — la comunicación interna mantiene la línea editorial, la recepción gestiona los mensajes del día, los departamentos publican en sus propias pantallas — con un ritmo de renovación decidido de antemano en lugar de al azar de las disponibilidades.
Questions fréquentes
¿La agenda de salas se sincroniza con Microsoft 365?
Sí: el widget de calendario de sala lee la agenda de la sala en Microsoft 365 y muestra su ocupación real, sin doble introducción de datos.
¿Hace falta una pantalla por sala de reuniones?
Una tablet basta delante de una sala, y corresponde a la licencia Lite a 5 €+IVA por dispositivo al mes, frente a 9 €+IVA por una pantalla de cartelería completa. En algunas pantallas Philips e iiyama, un indicador luminoso señala la ocupación visible desde lejos.
¿Se puede difundir una alerta en todas las pantallas a la vez?
Sí, es la función de alerta de emergencia: el mensaje toma el control de todo el parque, sea cual sea el contenido en emisión, y se retira del mismo modo.
¿Hay que pasar por TI para cambiar un contenido?
No: la plataforma se usa desde un navegador y los permisos se reparten entre varios usuarios, lo que permite a la comunicación interna o a la recepción gestionar la cartelería sin intervención técnica. Tres pantallas son gratuitas con la oferta Free, con las funciones de la oferta Premium — aparece un distintivo «Powered by Smart-Signage» a partir de los 30 días. Más allá, cuente 9 €+IVA por pantalla al mes, o 99 €+IVA al año, sin permanencia. Las tablets de sala, mandos a distancia y etiquetas e-paper corresponden a la licencia Lite a 5 €+IVA por dispositivo al mes. A partir de 50 dispositivos del mismo tipo, un descuento se vuelve negociable.