Señalización digital: definición, funcionamiento y puesta en marcha

La señalización digital consiste en utilizar pantallas para mostrar contenidos (imágenes, vídeos, información práctica o datos en tiempo real) gestionados a distancia desde un software. A diferencia de un cartel de papel, el contenido cambia según la hora, el lugar o la actualidad, sin que nadie tenga que desplazarse.

También se habla de cartelería digital, digital signage o pantallas dinámicas: todos estos términos designan lo mismo. La señalización digital se distingue de un televisor encendido en bucle por dos capacidades: la programación, que decide qué contenido se emite y cuándo, y la gestión remota, que permite actualizar decenas de pantallas desde un solo ordenador, o desde el móvil. Cuando las pantallas se instalan en la vía pública y venden espacios a anunciantes, el sector habla de DOOH (digital out-of-home): es otro negocio, en manos de redes publicitarias. Esta guía trata la señalización digital que una empresa, un comercio o una administración utiliza para sus propios mensajes.

Un sistema de señalización digital se apoya siempre en tres elementos: una pantalla que muestra el contenido, un reproductor (player) que lo ejecuta y un software que lo organiza. Según el equipo elegido, dos de estos elementos pueden convivir en el mismo aparato, pero los tres papeles siguen siendo distintos.

• La pantalla. Es la parte visible y, casi siempre, la más cara del proyecto. Puede ser un televisor doméstico, una pantalla profesional pensada para funcionar muchas horas, una pantalla de alto brillo para escaparate o un videowall formado por varios paneles. La elección depende del lugar (interior, escaparate, exterior), del número de horas que permanece encendida al día y de la distancia de lectura.
• El reproductor. Es el aparato que descarga los contenidos y los muestra. Viene integrado en la mayoría de las pantallas profesionales, que llevan su propio sistema operativo: Android, LG webOS o Samsung Tizen — en Smart-Signage, estos dos últimos se gestionan con una aplicación nativa descargable (IPK y .wgt), reservada a la oferta Enterprise. Si no, se conecta por HDMI un box Android, un mini PC o una Raspberry Pi. Un simple navegador web a pantalla completa también puede cumplir esa función.
• El software. A menudo llamado CMS (sistema de gestión de contenidos), sirve para crear o importar los contenidos, organizarlos en listas de reproducción, programarlos por hora y por día y enviarlos a las pantallas. Hoy casi siempre está alojado en línea (SaaS): se accede desde un navegador, sin nada que instalar.

La señalización digital sigue siempre el mismo recorrido. Un usuario prepara un contenido en el software: sube un cartel, un vídeo o un PDF, diseña una imagen en un editor o añade un widget que se actualiza solo, como el tiempo, la hora o la disponibilidad de una sala de reuniones. Coloca ese contenido en una lista de reproducción, que fija el orden y la duración de cada elemento, y después asigna la lista a una o varias pantallas, con una programación si el contenido debe cambiar según la hora.

El reproductor de cada pantalla consulta el software con regularidad, descarga lo que ha cambiado y lo guarda en memoria. Gracias a esta caché local, una pantalla que pierde la conexión sigue emitiendo la última programación recibida. El software también indica el estado de cada pantalla (en línea, desconectada, contenido en curso), lo que permite detectar una avería sin desplazarse. En una plataforma como Smart-Signage, un cambio publicado desde la oficina o desde el móvil llega a las pantallas en pocos segundos.

Dos características distinguen las pantallas de señalización digital mucho más que el tamaño o la marca: el brillo, medido en candelas por metro cuadrado (cd/m², también llamadas nits), y el número de horas al día para las que la pantalla está diseñada y garantizada.

Órdenes de magnitud del mercado, que varían según el modelo. Consulte la ficha técnica de la pantalla antes de comprar.

La indicación 16/7 o 24/7 señala el uso para el que se diseña una pantalla profesional: dieciséis horas al día, siete días a la semana, o funcionamiento continuo. Una tienda abierta de 9 a 19 h tiene su pantalla encendida diez horas al día, ya más allá del uso doméstico que cubre la garantía de un televisor. Un gimnasio abierto de 6 a 23 h supera las dieciséis horas: necesita una pantalla 24/7. Es el horario real, y no el presupuesto, lo que debe guiar esta elección.

El escaparate es el caso más subestimado: un televisor doméstico detrás de un cristal al sol se vuelve ilegible justo en las horas de mayor paso de gente. De ahí el umbral de 1500 cd/m², o incluso 2500 para un escaparate orientado a pleno sol.

Un reproductor de señalización digital existe en tres formas, y la elección depende sobre todo de la pantalla que ya está instalada. Las pantallas profesionales recientes incluyen un SoC (system on chip), es decir, un pequeño ordenador integrado con su propio sistema operativo: basta con instalar en él la aplicación del reproductor, sin caja ni cable adicional. Es la solución más limpia y fiable para un parque de pantallas.

Cuando la pantalla no tiene un sistema operativo utilizable, por ejemplo un televisor antiguo o un monitor, se añade un reproductor externo conectado por HDMI: un box Android, un mini PC con Windows o Linux, o una Raspberry Pi. Una tercera vía es un navegador web a pantalla completa, que ejecuta el reproductor web de Smart-Signage en cualquier aparato reciente y permite probar sin comprar nada. La página de compatibilidad detalla los sistemas compatibles: Android, Windows, LG webOS y navegadores web, en todas las ofertas.

Todos los programas de señalización digital saben enviar una imagen a una pantalla. Lo que los diferencia es lo que ocurre en el día a día, cuando hay que cambiar una promoción a las 11, gestionar quince pantallas en cinco ciudades o entender por qué una pantalla se ha quedado en negro.

Las funciones que de verdad cuentan, por orden de importancia:

• la programación por hora, día y fecha, para que el contenido adecuado se emita en el momento adecuado sin intervención;
• la reproducción sin conexión, para que un corte de red no se convierta en una pantalla negra;
• la supervisión remota, para saber qué pantallas están en línea y qué muestran;
• los contenidos que se actualizan solos: tiempo, hora, reservas de salas, precios, páginas web;
• una herramienta de diseño integrada, para no depender de un diseñador gráfico en cada cambio;
• los permisos de usuario, en cuanto varias personas o varios centros publican;
• la alerta de emergencia, que muestra un mensaje en todo el parque en una sola acción.

Smart-Signage reúne estas funciones en una plataforma en línea, con un Studio que maqueta carteles a partir de una simple descripción, videowalls, tabletas de reserva de salas y un mando a distancia para las pantallas. La reproducción llega hasta 4K en todas las ofertas. La lista de funcionalidades las describe una a una.

En el comercio, la señalización digital sustituye los carteles promocionales y atrae la mirada en el escaparate: una promoción cambia en pocos segundos en toda una cadena, y cada tienda puede ajustar localmente lo que le concierne. En restauración, hace de carta digital: el menú pasa automáticamente del desayuno a la comida y a la cena, y un plato agotado desaparece de la pantalla con un clic.

En el ámbito sanitario, las pantallas de la sala de espera muestran consejos de prevención e información práctica, y reducen la espera percibida. En la empresa, la señalización digital sirve a la comunicación interna en el vestíbulo y las zonas comunes, muestra la disponibilidad de las salas de reuniones y difunde los indicadores de producción en planta. En centros educativos, ayuntamientos y administraciones, muestra horarios, avisos y noticias, y debe poder enviar una alerta a todas las pantallas a la vez.

Cada sector tiene sus propias limitaciones: el brillo en un escaparate, el horario amplio de un gimnasio, la confidencialidad en una consulta médica, los múltiples centros de una red de sucursales. Las páginas siguientes detallan contenidos, pantallas y puesta en marcha para cada uno.

La señalización digital, sector por sector:

• RestauraciónCartelería digital para restaurantes, brasseries y comida rápida
• Empresa y oficinasCartelería digital en empresas: recepción y open-space
• Panadería y pasteleríaCartelería digital para panaderías y pastelerías
• Gimnasio y club fitnessCartelería digital para gimnasios y clubes de fitness
• Hotel y salas de reunionesCartelería digital para hoteles, lobby y salas de reuniones
• InmobiliariaEscaparate digital para agencias inmobiliarias
• Concesionario y tallerCartelería digital para concesionarios y talleres de automóviles
• Comercio y gran superficieCartelería digital para tiendas y grandes superficies
• Farmacia y sala de esperaCartelería digital para farmacias y salas de espera
• Colegio, universidad y centro de formaciónCartelería digital para colegios, universidades y centros de formación
• Peluquería y estéticaCartelería digital para peluquerías e institutos de belleza
• Camping y aire libreCartelería digital para campings y turismo al aire libre
• Ayuntamiento y administraciónCartelería digital para ayuntamientos y administraciones
• Industria y tallerCartelería digital en la industria: taller y línea de producción
• Banca y segurosCartelería digital para sucursales bancarias y oficinas de seguros
• Consulta médica y centro de saludCartelería digital para consultas médicas y centros de salud

Un proyecto de señalización digital que funciona empieza por el contenido y el lugar, no por la compra de la pantalla. Las etapas siguientes valen tanto para una sola pantalla como para una red; solo cambia su duración.

1. Definir el objetivo y el público: vender desde el escaparate, informar en una sala de espera, comunicar internamente. Determina el contenido, el emplazamiento y el tiempo de lectura disponible.
2. Elegir el emplazamiento: altura, distancia de lectura, luz natural, acceso a un enchufe y a la red (wifi o cable).
3. Elegir la pantalla según el emplazamiento y el horario: televisor doméstico, pantalla profesional 16/7 o 24/7, pantalla de alto brillo para escaparate.
4. Elegir el reproductor: integrado en la pantalla, box externo o navegador web, tras comprobar la compatibilidad.
5. Preparar los contenidos y la programación: unas pocas imágenes legibles en tres segundos, organizadas en listas de reproducción y colocadas en un calendario.
6. Instalar, vincular y supervisar: el reproductor muestra un código, se introduce en la plataforma y después se comprueba a distancia que cada pantalla muestra lo previsto.

Para probar antes de invertir, basta con una cuenta gratuita y un televisor que ya tenga: se validan el contenido y el emplazamiento con una pantalla, y después se compra el equipo sabiendo lo que se necesita.

El coste de la señalización digital se reparte en cuatro partidas: la pantalla, su soporte e instalación, el reproductor si no está integrado y el software. Las tres primeras son gastos puntuales que varían mucho según el emplazamiento: una pantalla de alto brillo para escaparate cuesta bastante más que una pantalla de interior. El software suele ser una suscripción mensual o anual por pantalla.

Con Smart-Signage, el software es gratuito hasta 3 pantallas y después se factura a 9 € sin IVA por pantalla y por mes (o 99 € sin IVA al año), sin permanencia. Nuestra guía del precio de la señalización digital explica lo que hace variar cada partida y qué prever en tres casos típicos, del escaparate a una red de diez tiendas. El detalle de las ofertas está en la página de precios, y las condiciones de la cuenta gratuita en la página del software de señalización digital gratis.

• Reproductor (player): aparato o aplicación que descarga los contenidos y los muestra en la pantalla. Puede estar integrado en la pantalla o conectado por HDMI.
• Lista de reproducción (playlist): secuencia ordenada de contenidos (imágenes, vídeos, widgets) con una duración de visualización para cada uno, emitida en bucle.
• Programación: planificación que decide qué lista se emite y cuándo, por hora, día de la semana o fecha. También se habla de dayparting.
• CMS: software de gestión de contenidos, que sirve para crear, programar y enviar los contenidos a las pantallas.
• SoC (system on chip): ordenador integrado en una pantalla profesional, que permite instalar el reproductor sin box externo.
• cd/m² (nits): unidad de brillo de una pantalla. Entre 300 y 500 en interior, desde 1500 en escaparate.
• 16/7 y 24/7: tiempo de funcionamiento diario para el que se diseña una pantalla profesional, dieciséis horas o continuo, siete días a la semana.
• DOOH (digital out-of-home): señalización digital publicitaria en espacios públicos, vendida a anunciantes.
• Vinculación: asociar una pantalla a una cuenta introduciendo en la plataforma el código que muestra el reproductor.