Kokoushuoneen varausnäyttö, yhdistetty Microsoft 365:een tai Google Workspaceen

Suljetun oven edessä kysymys on aina sama: onko huone vapaa, ja mihin asti? Vastauksen saaminen vaatii oman kalenterin avaamista, oikean resurssin löytämistä ja toivomista, että varaus on tehty oikeaan paikkaan. Useimmiten mennään sisään ja katsotaan.

Huonekalenteri-widget poistaa tämän vaiheen näyttämällä varaustilanteen siellä, missä kysymys esitetään. Se ei ylläpidä omaa ajastustaan: se lukee huoneen kalenteria ja näyttää sieltä löytyvän. Outlookissa tai Google Kalenterissa luotu kokous näkyy huoneen näytöllä, peruttu kokous katoaa sieltä, ilman että mitään tietoa syötetään uudelleen muualla.

Juuri tämä seikka ratkaisee käyttöönoton onnistumisen. Jokainen varausjärjestelmä, joka vaatii toisen syötön, eroaa lopulta todellisesta kalenterista, ja näyttö, joka sanoo kalenterin vastaista, on huonompi kuin ei näyttöä lainkaan: ihmiset lakkaavat luottamasta siihen muutamassa viikossa, ja laitteesta tulee pelkkä kaluste.

Huone liitetään kalenteriin, jota jo käytät, ilman työkalun vaihtamista.

• Microsoft 365, Microsoft Graphin kautta: huonekalentereiden luku ja varaus näytöltä.
• Google Workspace, Google Kalenterin kautta: samat mahdollisuudet, lisäksi huoneiden automaattinen löytäminen — hallintakonsolissa ilmoitetut resurssit tarjotaan valittavaksi, ilman osoitteiden syöttämistä yksitellen.
• iCal-syöte, organisaatioille jotka eivät käytä kumpaakaan. Tämä on vain luku -tilassa: näyttö näyttää varaustilanteen, mutta huonetta ei voi varata siltä.

Sekä Microsoftin että Googlen puolella pääsy perustuu kerran palvelinpuolella myönnettyyn sovellusvaltuutukseen: palvelin kysyy kalenteria, ei seinälle kiinnitetty laite. Ei siis käyttäjätiliä yhdistettäväksi laite laitteelta, ei istuntoa avattavaksi uudelleen kolmen metrin korkeuteen kiinnitetyllä tabletilla, ei jaettua salasanaa kahdentoista näytön kesken, eikä henkilökohtaista postilaatikkoa, josta tulee vikapiste kun sen omistaja lähtee yrityksestä.

Varattavaksi ilmoitetuissa huoneissa näyttö ei vain näytä: sen avulla voi varata käynnissä olevan tai tulevan aikavälin ja perua varauksen. Tapahtuma luodaan huoneen kalenteriin, joten se näkyy heti kaikille Outlookissa tai Google Kalenterissa. Tämä on käyttötapa, joka säästää eniten aikaa arjessa — vapaan huoneen käyttöönotto palaamatta omalle työpisteelle.

Määritys tehdään sen jälkeen huoneittain: kukin laite liitetään ilmoittamaansa resurssiin, ja valitset onko se varattavissa vai pelkästään näytössä. Vähän työtä asennuksessa, mutta sitä ei tehdä uudelleen.

Huone ei tarvitse täysimittaista näyttölaitetta: tieto mahtuu pienelle ruudulle, eikä laite lähetä videota tai kaupallista kampanjaa. Siksi huoneen näyttö tai tabletti kuuluu Lite-lisenssiin, joka on edullisempi kuin täyden näyttölaitteen Premium-lisenssi. Kahdellakymmenellä huoneella ero näkyy suoraan vuosilaskussa.

Tietyillä Philips- ja iiyama-näytöillä valonauhaindikaattori täydentää näyttöä: vihreä kun huone on vapaa, punainen kun se on varattu. Hyöty ei ole vain koristeellinen. Käytävällä väri erottuu viidentoista metrin päästä, kun taas aikataulun lukeminen vaatii lähestymistä. Vapaata huonetta etsivä silmäilee kerroksen sen sijaan että kiertäisi ovelta ovelle.

Muu noudattaa alustan yleisiä sääntöjä. Sisällöt ovat paikallisessa välimuistissa, joten laite jatkaa tuntemansa näyttämistä jos verkko katkeaa, ja synkronoituu yhteyden palautuessa. Etävalvonta osoittaa mitkä ovat yhteydessä ja mitä ne todellisuudessa näyttävät, mikä estää löytämästä kolmen viikon päästä, että tabletti on irrotettu remontin ajaksi. Tiedot isännöidään Euroopan unionissa. 50 saman tyypin laitteesta alkaen alennus tulee neuvoteltavissa, ja tilaus pysyy ilman sitoutumista.