Ecrã de reserva de salas, ligado ao Microsoft 365 ou ao Google Workspace

Diante de uma porta fechada, a pergunta é sempre a mesma: a sala está livre, e até quando? Responder a isso obriga a abrir o próprio calendário, encontrar o recurso certo e esperar que a reserva tenha sido feita no sítio correto. Na maior parte das vezes, entra-se e olha-se.

O widget de calendário de sala elimina esta etapa ao mostrar a ocupação exatamente onde a pergunta surge. Não mantém o seu próprio calendário: lê o calendário da sala e mostra o que aí encontra. Uma reunião criada no Outlook ou no Google Agenda aparece no ecrã da sala, uma reunião cancelada desaparece dele, sem que nenhuma informação seja reintroduzida noutro lugar.

É este ponto que decide o sucesso da implementação. Qualquer sistema de reservas que exija uma segunda introdução acaba por divergir do calendário real, e um ecrã que contradiz o calendário é pior do que não ter ecrã nenhum: as pessoas deixam de acreditar nele em poucas semanas, e o equipamento transforma-se em mobiliário.

A sala liga-se ao calendário que já utiliza, sem mudar de ferramenta.

• Microsoft 365, via Microsoft Graph: leitura dos calendários das salas e reserva a partir do ecrã.
• Google Workspace, via Google Agenda: as mesmas possibilidades, com deteção automática das salas — os recursos declarados na consola de administração são propostos para seleção, sem introduzir os endereços um a um.
• Um feed iCal, para as organizações que não usam nenhum dos dois. É apenas de leitura: o ecrã mostra a ocupação, mas não é possível reservar a partir da sala.

Quer do lado Microsoft, quer do lado Google, o acesso assenta numa autorização aplicacional concedida uma vez do lado do servidor: é o servidor que consulta o calendário, não o aparelho pendurado na parede. Não há, portanto, conta de utilizador a ligar aparelho a aparelho, nenhuma sessão a reabrir num tablet fixado a três metros de altura, nenhuma palavra-passe partilhada entre doze ecrãs, e nenhuma caixa de correio pessoal que se torna um ponto de falha no dia em que o seu titular sai da empresa.

Nas salas declaradas reserváveis, o ecrã não se limita a mostrar informação: permite reservar o horário atual ou seguinte, e cancelar uma reserva. O evento é criado no calendário da sala, logo visível de imediato por todos, a partir do Outlook ou do Google Agenda. É o caso de uso que mais tempo poupa no dia a dia — ocupar uma sala livre sem voltar ao seu posto de trabalho.

A configuração faz-se depois sala a sala: cada aparelho é associado ao recurso que anuncia, e escolhe-se se é reservável ou apenas de exibição. É algum trabalho na instalação, mas que não se repete.

Uma sala não precisa de um ecrã de exibição completo: a informação cabe num pequeno painel, e o aparelho não difunde vídeo nem campanhas comerciais. É por isso que um ecrã ou tablet de sala é abrangido pela licença Lite, mais barata do que a licença Premium de um ecrã de exibição. Em vinte salas, a diferença nota-se diretamente na fatura anual.

Em certos ecrãs Philips e iiyama, um indicador luminoso de estado completa a exibição: verde quando a sala está livre, vermelho quando está ocupada. O interesse não é decorativo. Num corredor, uma cor lê-se a quinze metros, enquanto é preciso aproximar-se para decifrar um horário. Quem procura uma sala livre percorre o piso com o olhar em vez de ir de porta em porta.

O resto segue as regras gerais da plataforma. Os conteúdos ficam em cache local, pelo que um aparelho continua a mostrar o que já conhece se a rede cair, ressincronizando-se depois ao voltar a ligação. A supervisão remota indica quais os aparelhos online e o que cada um exibe realmente, evitando descobrir três semanas depois que um tablet foi desligado durante obras. Os dados são alojados na União Europeia. A partir de 50 aparelhos do mesmo tipo, um desconto torna-se negociável, e a subscrição mantém-se sem fidelização.